La gestion d’une entreprise exige le respect de certaines bases mais aussi de créer un baromètre qui avertira d’un passage risqué ou turbulent, voire au contraire d’une période prometteuse pour l’avenir. Comme lors de la création d’une entreprise, où l’on doit présenter son business plan pour obtenir des aides financières  ou des facilités de paiement bancaire,  il est souhaitable pour une bonne gestion de se doter d’outils de contrôle mis à jour régulièrement.

Certains principes de gestion

L’attention d’un entrepreneur doit se porter sur le niveau de besoin en fonds de roulement (BFR) dont la faiblesse génère des problèmes de trésorerie. Pour rester dans une situation confortable et non dans « le rouge », vous devez respecter certains principes :

Le premier est de Limiter vos frais fixes

Salaires trop élevés, locaux démesurés par rapports aux « moyens » de l’entreprise, créances excessives, abonnements non nécessaires… Vous devez absolument limiter les coûts fixes sur la phase de lancement d’entreprise et rejeter provisoirement des dépenses qui, bien qu’utiles, ne sont pas essentielles pour la mise en oeuvre de vos nouvelles activités. La montée en puissance doit être progressive et s’effectuer en fonction des bénéfices dégagés.

Notre astuce : la location n’est pas obligatoire, alors pourquoi ne pas exercer son activité à domicile comme de nombreux auto entrepreneurs ? Si un local vous est indispensable, le co-working peut être une solution à votre situation personnelle ! Les pépinières d’entreprises ou « ruches » offrent des bureaux à des tarifs avantageux, vous permettant ainsi une mise en réseau avec d’autres chefs d’entreprises présents dans l’infrastructure.

Vous devez avoir une bonne connaissance de vos coûts de revient pour faire face à toutes éventualités. Ne pas prêter assez d’attention à l’ensemble de toutes vos dépenses équivaut à ne pas prendre conscience d’une détérioration de la situation financière de votre entreprise.

Attention : Instaurer un prix trop bas par exemple, causé par une mauvaise analyse des coûts, engendrera une vente à perte. Pour bien connaître vos coûts de revient, il suffit de diviser les différents postes liés au produit ou au service afin de déterminer comment agir sur chacun d’entre eux, et de les mettre en adéquation avec votre prix de vente estimé.

Le Schéma des dépenses qui composent le prix de revient

Le Prix de matière première + Le Prix de la logistique = Prix Total d’achat

Le Prix Total d’achat + Le Prix de la production = Prix total de la production.

Le Prix total de la production + Prix de distribution = Prix de la commercialisation

Le Prix de la commercialisation + Coût Administratif = Prix de revient

Le Prix de revient + Marge = Prix de Vente

Contrôler votre investissement

N’essayez pas de prévoir des investissements ultérieurs au développement quand la situation ne s’y prête pas. Cela peut conduire à l’augmentation des charges fixes telles que les dotations aux amortissements qui par leur coût important, engendreraient des charges de personnel supplémentaires.

Contrôler vos positions « clients » et « fournisseurs »

Nos conseils : raccourcissez les délais de règlements accordés à la clientèle. En évitant les retards supplémentaires d’encaissements, vous soulagerez votre trésorerie et éviterez d’augmenter des frais de découverts éventuels.

Plus la durée d’encaissement des clients est allongée, plus le besoin en fonds de roulement augmente. Réalisez une facturation rapide. Une mauvaise organisation interne peut retarder un encaissement de quelques jours, créant ainsi des « découverts insidieux », qui créeront des décalages de trésorerie.

Installez un système de « stimulus-client » (graphique} par exemple, pour suivre efficacement ceux qui « oublient » de payer à temps. Contrôlez et diversifiez les sources d’approvisionnement pour garder votre indépendance de production.

Enfin, en fonction du type d’activité, vous devez assurer la pérennité économique des fournisseurs stratégiques, pour éviter les ruptures d’approvisionnement de vos clients qui peuvent engendrer des contestations, et donc des défauts de paiement ou des pertes de marchés.

Le Contrôle de la qualité

Le contrôle de la qualité concerne à la fois la production ou l’achat en sous-traitance de biens ou de services qui sont inclus dans le produit final. La priorité est de motiver les producteurs à intégrer cette notion.

L’image que vous donnez à vos interlocuteurs est vitale car ils la garderont en mémoire. Elle est le support de la confiance qui lui est accordée, et si cette confiance est ébranlée à un moment ou un autre, il faut se rappeler qu’il sera très difficile de la rétablir.

Le Suivi des stocks

Il faut avant tout déterminer le niveau de stock optimum, outil permettant de produire et de vendre sans gonflement du risque de fracture de la distribution. Les niveaux de stocks en permanence supérieur constitueraient une charge financière injustifiée. En revanche, un niveau inférieur provoquerait une rupture de stock ayant comme effet pour la production d’un déséquilibre des stocks de matières premières.

Pour éviter ces anomalies, vous devez contrôler régulièrement les quantités globales et les quantités de chaque produit par un inventaire physique que vous êtes tenu d’effectuer, au moins une fois par an, à la date de clôture de l’exercice.

Un chef d’entreprise peut être tenté d’acheter des quantités supérieures au niveau nécessaire, dans le but d’obtenir un prix d’achat unitaire plus intéressant ce qui le conduirait à un « stockage excessif » et mettre l’entreprise en danger.

S’entourer de professionnels

Vous devez toujours songer à vous rapprocher d’un professionnel pour vous aider dans la gestion de votre entreprise sur le site de l’ordre des experts comptables ou pour les indépendants de l’ursaff ou encore du ministère de l’économie

En effet, en tant que chef d’entreprise, vous serez contraint d’assumer votre responsabilité au niveau pénal et civil. En faisant appel à des professionnels, vous pourrez réduire les risques d’erreurs de gestion.